PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING RUTTEN GROEP B.V.

Privacyverklaring

Bij Rutten Groep B.V. (hierna: Rutten Groep) vinden wij maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk. Wij hechten niet alleen veel waarde aan kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, ook vinden wij transparantie belangrijk. Daarom geven wij hieronder weer hoe wij omgaan met verwerking van persoonsgegevens, hoe wij deze gegevens beveiligen, wat uw rechten zijn en hoe u met ons in contact kunt komen.

Artikel 1 – Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna ook: ‘de Verantwoordelijke’) is:
Rutten Groep
Postbus 6763
6503 GG Nijmegen
024 – 323 82 86
info@ruttengroep.nl

Artikel 2 – De verwerking van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden verzameld door Rutten Groep. Onder persoonsgegevens verstaan wij: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

De gegevens over de eenmanszaak worden gezien als persoonsgegevens over een natuurlijk persoon, omdat de gegevens van een eenmanszaak te herleiden zijn naar de identiteit van een natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificerende kenmerken zoals een naam, adres en woonplaats van de betrokkene, alsmede het BTW-nummer van een eenmanszaak. Ook het e-mailadres van de contactpersoon binnen een bedrijf waarmee wij contact hebben, wordt gezien als persoonsgegevens.

Welke gegevens kunnen wij verwerken?
Voor een optimale dienstverlening verwerken wij waar nodig persoonsgegevens van onze opdrachtgevers, medewerkers en andere betrokkenen. Het gaat in ieder geval om de volgende persoonsgegevens en de herkomst:

Via het contactformulier op de website voor een vraag of opmerking:
– Naam;
– E-mailadres;

Voor het uitvoeren van de overeenkomst kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
– Bedrijfsnaam;
– KvK nummer;
– BTW-nummer;
– Naam contactpersoon;
– E-mailadres contactpersoon;
– Telefoonnummer contactpersoon;
– Functie contactpersoon;
– Rekeningnummer opdrachtgever.

Wij verwerken de persoonsgegevens met een bijzonder kenmerk, zoals iemands Burgerservicenummer (BSN), niet actief. Een BSN zullen wij enkel verwerken als er een wettelijke grondslag voor bestaat. Bij het de uitvoering van een overeenkomst is dit niet snel het geval.
Voor de loonadministratie:
– Datum indiensttreding en uitdiensttreding werknemer;
– Functie medewerker;
– Naam;
– Adres;
– Telefoonnummer;
– Rekeningnummer (niet zijnde spaarrekening);
– BSN voor de sociale lasten en belastingen.
– Verlof- en ziektedagen

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij door middel van cookies uw surfgedrag op de website volgen. Dit zullen wij dan doen om de website te optimaliseren en een betere service via de website mogelijk te maken. De cookies kunt u te allen tijde via de instellingen van uw internetbrowser verwijderen.

Wat is de herkomst van de persoonsgegevens?
Onder meer de volgende bronnen van persoonsgegevens kennen wij:
– Het contactformulier op onze website;
– Een overeenkomst voor het uitvoeren van werkzaamheden;
– Een sollicitatiebrief voor een functie binnen ons bedrijf;
– Een door u afgegeven visitekaart tijdens een gesprek.
– Daarnaast kunnen wij uw contactgegevens via onze partners ontvangen mits u daarvoor vooraf toestemming geeft.

Artikel 3 – Doel van de verwerking
Wij verzamelen uw persoonsgegevens niet zonder een vooraf bepaald doel. Uw persoonsgegevens verwerken wij voor:

• Het voorbereiden, aangaan en uitvoeren van een overeenkomst tussen ons en u;
• Een betere dienstverlening naar u toe;
• Het onderhouden van relaties met u;
• Het versturen van nieuwsbrieven
• Het verwerken van uw bestellingen;
• Het doen van aanbiedingen;
• Het in stand houden van een loonadministratie;
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals belastingen of medewerking aan van overheidswege ingestelde onderzoeken.

In geval van schending van enige wet- of regelgeving, waarvan de betrokkene wordt verdacht en waarvoor de autoriteiten persoonsgegevens nodig hebben die de beheerder heeft verzameld, worden deze aan hen verstrekt na een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van die autoriteiten, waarna deze persoonsgegevens niet meer onder de bescherming van de bepalingen van deze privacyverklaring vallen. De betrokkene krijgt geen bericht indien zijn persoonsgegevens aan derden worden verstrekt in het kader van nakoming van wettelijke verplichtingen.

Artikel 4 – Registratie van persoonsgegevens
Uit respect voor uw privacy proberen wij onnodige verwerking van uw persoonsgegevens te vermijden. Dit is in lijn met het beginsel van dataminimalisatie. Wij kijken telkens welke gegevens wij daadwerkelijk nodig hebben en of wij sommige registraties achterwege kunnen laten. Om een goed overzicht te houden van de persoonsgegevens die wij hebben en verwerken, maken wij gebruik van een klantenrelatiesoftware (CRM). Deze software is voorzien van persoonsgebonden toegangsrechten, zodat onbevoegden geen toegang kunnen hebben tot deze gegevens. De inrichting en de beveiliging van deze software door onze leverancier voldoet aan de internationaal voorgeschreven strenge beveiligingsvoorschriften. Op deze manier geven wij invulling aan technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen.

Artikel 5 – Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Als betrokkene heeft u enkele rechten wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken. Wij wijzen u graag erop dat u de navolgende rechten heeft:

Recht op inzage
Indien u als betrokkene wenst te weten welke persoonsgegevens wij van u in ons systeem verwerken, kunt u gebruikmaken van uw recht op inzage. Dit kunt u per e-mail of per post doen. Hierin geeft u aan welke gegevens u wenst in te zien en in welke vorm u dit wenst te doen. U kunt uw persoonsgegevens, afhankelijk van de persoonsgegevens, per post of digitaal ontvangen.

Recht op wijziging persoonsgegevens
Bent u van mening dat uw persoonsgegevens in ons systeem niet (meer) actueel zijn? Dan kunt u ons vragen om de persoonsgegevens te wijzigen, en de juiste persoonsgegevens aan ons doorgeven. Het kan even duren voordat alle wijzigingen daadwerkelijk zichtbaar zijn.

Recht op verwijdering van persoonsgegevens
Bent u van mening dat de persoonsgegevens niet meer relevant zijn, geen toegevoegde waarde hebben voor u of ons, of bent u geen klant meer en wenst u niet meer in ons klantbestand opgenomen te worden? Dan kunt u een verzoek tot verwijdering van de persoonsgegevens indienen.

Recht op verzet tegen verdere verwerking van persoonsgegevens
Heeft een verdere verwerking van persoonsgegevens volgens u geen nut? Of heeft u geen zakelijke relatie meer met ons en wenst u geen verdere verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u ons verzoeken om verdere verwerking van uw persoonsgegevens te staken.

Klachtrecht
Bent u niet tevreden over onze afhandeling van uw verzoek(en) in het kader van de privacy? Dan kunt u klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Bij het uitoefenen van uw privacy rechten kunnen wij u vragen om u te identificeren door middel van een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Ingeval hiervan, raden wij u aan om uw pasfoto en het BSN onherkenbaar te maken. Deze gegevens hebben wij van u niet nodig en zullen wij ook niet verwerken.

Reactietermijn
Wij streven ernaar om binnen na uw verzoek te reageren. Het kan zijn dat een reactietermijn van vier weken voor ons niet haalbaar is, bijvoorbeeld vanwege de omvang van de gevraagde persoonsgegevens. Dan laten wij u zo snel mogelijk weten binnen welke termijn wij inhoudelijk kunnen reageren op uw verzoek.

Artikel 6 – Uw persoonsgegevens en derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden van deze partijen, tenzij u daartoe toestemming geeft. Uw persoonsgegevens kunnen wij wel delen met onze partners om (delen van) een tussen u en ons gesloten overeenkomst uit te voeren. Hierbij kunt u denken aan het in stand houden van de website, het versturen van facturen en verwerken van ontvangen betalingen in het kader van een overeenkomst of het mogelijk maken van loonbetaling aan de medewerkers. Ook kunnen de persoonsgegevens van de werknemers met sociale partners worden gedeeld voor bijvoorbeeld verzekeringen, ziekmeldingen en hersteltrajecten en pensioenen. Met bedrijven in opdracht van ons uw persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. Het doel hiervan is, het ervoor zorgen dat het niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens in voldoet aan de internationale eisen van informatiebeveiliging. 

Artikel 7 – Bewaartermijnen persoonsgegevens

• De cookies op de website kunt u op ieder gewenst moment verwijderen.
• Overige persoonsgegevens zoals hierboven vermeld, bewaren wij voor de duur zoals bij wet is bepaald.
• De persoonsgegevens van sollicitanten worden in beginsel verwijderd binnen twee maanden na afloop van de sollicitatieprocedure. Indien een sollicitant toestemming geeft, kunnen de verkregen persoonsgegevens maximaal twee jaar worden bewaard om de sollicitant te attenderen op mogelijk nieuwe vacatures.
• De persoonsgegevens die via het contactformulier op onze website binnenkomen worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is. Indien er aan de hand van deze gegevens een overeenkomst ontstaat, worden deze persoonsgegevens maximaal 5 jaar bewaard.
• De financiële gegevens, zoals factuur, betalingsbewijs en rekeningnummer, worden minimaal 7 jaar bewaard, dit om te voldoen aan de fiscale wetgeving.
• Uw persoonsgegevens kunnen wij langer bewaren indien er een wettelijke bepaling dit noodzakelijk acht.

Artikel 8 – Geautomatiseerde besluitvorming
Omdat wij weten dat geautomatiseerde besluitvorming grote gevolgen kan hebben voor de betrokkenen, maken wij geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. In plaats daarvan gaan wij in gesprek met onze partners en nemen wij op basis daarvan beslissingen. Hiermee voorkomen wij dat gegevensverwerkingen onbedoeld nadelige gevolgen kan hebben voor de betrokkenen.

Artikel 9 – Beveiliging persoonsgegevens
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@ruttengroep.nl.

Cookieverklaring

Op onze website www.ruttengroep.nl maken wij gebruik van cookies. Dit doen wij om een zo optimaal mogelijke dienstverlening via onze website mogelijk te maken. Dit zorgt voor gebruiksgemak voor u en beter inzicht in uw surfgedrag op onze website voor ons. 

Wat zijn cookies?
Cookies zijn eenvoudig kleine bestandjes die met pagina’s van deze website worden meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw apparaat worden opgeslagen, zodat u herkend kunt worden.

Soorten cookies
Op onze website maken wij gebruik van twee soorten cookies, namelijk analytische cookies en functionele cookies. Hieronder geven wij uitleg hierover.

Analytische cookies
Google Analytics:
Op deze website maken wij gebruik van Google Analytics. Dit doen wij om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Voor dit doel worden cookies geplaatst. Deze informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan ons te kunnen verstrekken. Wij hebben Google Analytics privacy vriendelijk ingesteld. Onder meer wordt het IP-adres gepseudonimiseerd voordat dit gegeven wordt verzonden aan Google. Daarnaast hebben wij met Google een verwerkersovereenkomst gesloten en het is Google daarbij niet toegestaan deze gegevens aan derden te verstrekken of voor andere Google diensten in te zetten. De maximale bewaartermijn van de cookies die middels deze dienst worden gebruikt is door ons ingesteld op 26 maanden. Dit betekent dat na afloop van deze termijn de gegevens niet meer kunnen worden uitgelezen. De verwerking van jouw persoonsgegevens via Google Analytics is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om algemene statistieken van onze websitebezoekers te verkrijgen. Lees voor meer informatie het privacybeleid van Google, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics. Zie hier voor meer informatie over de opt-out regeling van Google.

Functionele cookies
Typekit by Adobe:
De Typekit by Adobe cookie is een functionele cookie die het mogelijk maakt om stijlen van teksten (lettertypen) in te laden op onze website. Voor meer informatie over de verwerking van gegevens middels deze dienst verwijzen wij je graag naar de privacyverklaring van Adobe Typekit. 

In- en uitschakelen van cookies
In uw browser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd, wanneer u ermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw webbrowser.
Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Bewaartermijnen en verwijdering van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van uw site-bezoek meer registreren. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kunt u de handleiding van uw browser raadplegen.

Websites van derden
Op onze website plaatsen wij social media buttons van Facebook, Instagram en LinkedIn. Deze buttons kunnen informatie over uw surfgedrag op onze website verzamelen. Deze cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen hoe deze partijen met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u dan ook aan om de privacyverklaring van deze websites te lezen voor meer informatie. Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst gewijzigd op 27 augustus 2018. Deze privacyverklaring kan tussentijds worden gewijzigd, de dan geldende versie van de privacyverklaring zal op onze website worden gepubliceerd.

Contactgegevens
Heeft u opmerkingen, suggesties of klachten omtrent ons cookiebeleid? Dan kunt u met ons contact opnemen door een bericht te sturen naar:

De beschikbaar gestelde privacy- en cookieverklaring is de enige versie die van toepassing is, totdat een nieuwe versie de huidige versie vervangt.

Rutten Groep
Postbus 6763
6503 GG Nijmegen
info@ruttengroep.nl